E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Belgeler, kağıt tüketiminin azaltılması ve elektronik belgelerin dijital ortamda saklanması bakımından çevre dostu bir alternatiftir. Bu belgeler arasında e-arşiv fatura da yer alır.

Elektronik arşiv faturası, elektronik fatura sistemine kayıtlı olmayan, gerçek ve tüzel kişilere yönelik olarak düzenlenen özel bir elektronik fatura çeşididir. Kağıt tüketimini azaltmaya, iş süreçlerini hızlandırmaya ve veri güvenliğini artırmaya yönelik bir amacı taşır.

E-Arşiv Fatura Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv faturaların sağladığı avantajlar şu şekilde listelenebilir:

E-Arşiv fatura
E-Arşiv faturayla evrak kaybı riski azalır ve arşivleme işlemleri kolaylaşır.
Dijital ortamda saklanabildiği için iş süreçlerini hızlandırır ve hızlı erişim sağlar.
E-Arşiv fatura, insanların yapmış olduğu hataları azaltırve veri güvenliği sağlar.
Maliyet tasarrufu sağlar ve verimliliği artırarak müşteri memnuniyetini yükseltir.
Faturalarınız 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır.
Faturalarınıza her an erişebilir, tekrar gönderme, görüntüleme ya da baskı alma gibi işlemler yapabilirsiniz.
Fatura kabul ya da ret işlemleri, tek sistem üzerinden gerçekleştirilir.

E-Arşiv Fatura Mükellefi Olma Şartları Nelerdir?

Dijitalleşmenin hızlanmasıyla ve yaygınlaşmasıyla pek çok kişi ve kurum, elektronik belge kullanmaya başlamıştır. Bazı kişi ve kurumlar ise bu belgelerin kullanımı konusunda zorunlu tutulmuştur:

433 ve 464 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri gereğince internet üzerinden satış yapmakta olanlar,
2014 ve sonrasında gelir tablosu brüt satışı 5 milyon ve üzerindeki kurumlar.

Bu şartları sağlayan kurumlar, hesap dönemlerine bağlı olarak gelir veya kurumlar vergisi beyannamesi tarihi takip eden hesap döneminin başlangıcına kadar başvurularını tamamlayarak e-arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda (bilet ve sigorta poliçesi gibi belgeler dışında) e-arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmaz.

E-Arşiv zorunluluğu GİB tarafından belirlenmiş kurallara ve bulunulan sektöre göre farklılık gösterebilir. Bu tebliğe göre:

1 Temmuz 2023 tarihine kadar, yıllık ciro 3 milyon TL ve üstü olan şirketlerin e-fatura ve e-arşiv sistemine geçişi zorunlu hale getirilmiştir.
2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan ve 1 Temmuz 2023’te e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçmiş olan kuruluşlar için ise 1 Ocak 2024’e kadar e-Defter uygulaması zorunlu kılınmıştır.
E-Fatura ve e-arşiv uygulamasına gönüllü şekilde geçen kuruluşların belirtilmiş limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesi zorunlu değildir.
Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayan kişi veya kuruluşlar için düzenlenmiş faturaların toplam tutarı 5 bin TL'yi aşıyorsa bu faturaların e-arşiv formatında düzenlenmesi gerekir.
Aynı gün içinde bir vergi mükellefine düzenlenen faturaların toplam tutarı, vergi dahil 4.400 TL'yi aşıyorsa bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur.

GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesmeyi düşünüyorsanız bir detayı unutmamanız önemlidir. Gün içerisinde aynı firmaya birçok kez fatura düzenleseniz bile GİB Portal, toplam fatura tutarını esas alır.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv fatura nasıl kesilir sorusunun yanıtı için Özel entegrasyon, GİB Portal ve GİB ile bilgi işlem sistemi entegrasyonu olmak üzere üç farklı yöntem kullanabilirsiniz. GİB başvurunuz tamamlandığında e-arşiv fatura kesme işlemine başlamak için hazır hale gelirsiniz.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

E-Arşiv faturayı iptal etmek için Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili portalı üzerinden gerekli aşamalar takip edilmelidir. Adımlar, sırasıyla ve dikkatli bir şekilde uygulandığında e-arşiv fatura iptali çok kısa süre içerisinde ve kolayca gerçekleştirilebilir. Peki,e-arşiv fatura nasıl iptal edilir?

İlk olarak e-arşiv fatura portalı açılır ve bu portalda bulunan “Adıma Düzenlenen Belgeler” kısmına tıklanır.
Açılan sayfa üzerinden belge ve tarih aralığı seçilerek e-Arşiv fatura sorgulama işlemi gerçekleştirilir.
Gerek duyulan faturalar seçilerek iptal talebi oluşturulur.
İptal gerekçesi yazılır ve onay kutucuğu işaretlenerek iptal talebi gerçekleştirilir.
Oluşturulan taleplerin durumları, “İptal ve İtiraz Durumu” bölümünden kontrol edilebilir.

E-Arşiv Faturalarımı Nasıl Saklamalıyım?

E-Arşiv faturaları düzenli olarak yönetmek ve güvenli bir şekilde saklamak hem iş süreçleri için hem de yasal gerekliliklerin sağlanması için önemlidir. E-Arşiv faturalarınızı dijital formatta saklamak, hızlı erişim ve düzenleme imkanı sunar.

E-Arşiv Fatura Saklama Yöntemleri Nelerdir?

E-Arşiv fatura saklama yöntemleri şu şekilde listelenebilir:

Dijital arşivleme sistemleri
Entegratör platformları
Bulut depolama hizmetleri
Bireysel sunucular
Harici depolama cihazları
Yazılım tabanlı çözümler
Fiziksel kağıt kopyalar

E-Arşiv faturalarının saklanma süresi, faturanın oluşturulduğu tarihten itibaren Vergi Usul Kanununa göre 5 yıl, Türk Ticari Kanununa göre ise 10 yıldır.

Entegratörle e-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?

Entegratörler, e-arşiv faturalarını dijital bir platformda güvenli bir şekilde depolamanın yanı sıra yasal gereksinimleri sağlamaya da yardımcı olur. E-Arşiv faturalarının veri bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için dijital imzalar, şifreleme ve diğer güvenlik önlemlerini kullanır.